(00) 420 - 725 366 140
Info@akademia.cz

Magazín

Magazín
15 Zář 2017

16 neprofesionálních e-mailových návyků, kterých by ses měl zbavit

I v e-mailové komunikaci je třeba dodržovat určité zásady. Čemu se tedy při psaní e-mailu vyvarovat? Posílat urgentní zprávy, které ve skutečnosti vůbec nejsou urgentní, se nevyplácí. Hrozí, že když konečně pošleš něco, co je naléhavé, nikdo tomu nebude věnovat sebemenší pozornost. 

I v e-mailové komunikaci je třeba dodržovat určité zásady. Čemu se tedy při psaní e-mailu vyvarovat?

Posílání urgentních e-mailů, které vůbec nejsou urgentní

Posílat urgentní zprávy, které ve skutečnosti vůbec nejsou urgentní, se nevyplácí. Hrozí, že když konečně pošleš něco, co je naléhavé, nikdo tomu nebude věnovat sebemenší pozornost.

Psaní všech písmen CAPS LOCKem 

Křičí? !!!! Protože přesně tak používání CAPS LOCKu vypadá. Pokud nechceš, aby ten, kdo si přečte tvou zprávu, dostal infarkt, tak ho raději vypni.

 Přílišná neformálnost

Je třeba si uvědomit, že e-maily nejsou smsky nebo sociální sítě, a proto by měly být o něco formálnější. Platí to zvláště v případě pracovních e-mailů, které by měly mít určitou úroveň profesionality. Emotikony či vykřičníky by proto měly být tabu.

Být jako robot

Přílišná formalita také není dobrá – tedy pokud nechceš působit jako nějaký robot nebo automatická zpráva. Je tedy naprosto v pořádku, pokud do e-mailu přidáš trochu nadšení či osobnosti.

Odpovídání všem

Uvědom si, že e-mail není virtuální párty, ale nástroj na komunikaci. Pokud ti přijde e-mail, který je adresován skupině lidí, ujisti se, že odpovíš všem pouze v případě, že je to opravdu nezbytné.

Odeslání kopie bez souhlasu

V případě e-mailové komunikace platí jedno nepsané pravidlo – není v pořádku sdílet e-mail s někým, kdo předtím nebyl v konverzaci. V opačném případě hrozí, že vypustíš ven informace, které se neměly dostat k nikomu dalšímu.

Posílání e-mailů ve 3 ráno

Ať chceš nebo ne, většina lidí si všimne, v jakém čase byl mail odeslán. Pokud nechceš, aby si mysleli, že jsi šílený workoholik, který nemá soukromý život, posílej e-maily zásadně v normálním čase. Pokud patříš mezi ty lidi, které chytá inspirace v noci, ulož si e-mail do konceptů a odešli ho ráno.

 Neurčitý předmět zprávy

Žádný, případně neurčitý předmět e-mailu typu „ahoj“, nedává příjemci vůbec žádnou představu o jeho obsahu. Konkrétnější předmět zprávy zvýší pravděpodobnost, že si ji její příjemce rychleji přečte a odpoví.

Směšná a neprofesionální e-mailová adresa

E-mailové adresy typu kvetinka123@gmail.com jsou v profesionální komunikací obrovským přešlapem. Pokud máš podobnou e-mailovou adresu, používej ji výhradně pro soukromé účely.

Neprofesionální podpis

Do podepsání patří pouze tvé jméno, stručné informace o tobě a o společnosti, ve které pracuješ, kontakt a případně i logo. Jakékoliv sáhodlouhé zprávy a citáty jsou maximálně neprofesionální.

Spamování

Vtipy, příběhy či motivační citáty mohou čas od času rozveselit něčí den, ale pokud chceš své kolegy takovými zprávami bombardovat každý den, nepotrvá dlouho a budeš mít nálepku „spam“!

Posílání strohých zpráv

Když píšeš zprávu někomu, koho dobře znáš, můžeš se obejít bez zbytečných formalit a frází. V ostatních případech, zvláště pokud píšeš obchodnímu partnerovi nebo klientovi, je však třeba dodržovat určitou zdvořilost.

Příliš mnoho překlepů

Mýlit se je lidské, a občas se stane, že si nějaké té chybičky v e-mailu nevšimneme. Drobné překlepy se dají zejména v této době smartphonů tolerovat, ale i tak by sis po sobě měl svou zprávu přečíst.

Mnoho vykřičníků za sebou

Vykřičník by měl v e-mailové komunikací sloužit především ke zprostředkování emoce. Někteří lidé se však nechají unést až příliš, a na konec věty dají ne jeden, ale několik vykřičníků. Výsledná zpráva se pak může jevit jako příliš emocionální nebo nevyzrálá.

Neprofesionální fonty

Fialový Comic Sans je možná originální, ale pro účely obchodní korespondence bys měl přece jen zvolit klasický Arial Calibri nebo Times New Roman. A co se týče barev – černá je tou nejbezpečnější volbou.

Nekonečně dlouhé e-maily

Lidé chtějí trávit čtením e-mailů jen pár vteřin, a ne několik minut nebo hodin, proto bys měl brát v úvahu i délku e-mailu. Dlouhý text je nejen těžko čitelný, ale i únavný. Pokud potřebuješ napsat hodně textu, rozděl ho na odstavce.

Zdroj: Startitup.cz
Foto: Freepik.com